Gutschein Ablaufdatum: Gültigkeit, Verjährung und Restwert im Geschäft

Ein Gutschein wird im Dezember gekauft, verschenkt und im nächsten Frühjahr eingelöst. Oder erst nach zwei Jahren, weil er in der Schublade lag. Dann stellt sich die Frage, ob auf dem Gutschein „gültig 1 Jahr“ stehen darf, was mit dem Restwert passiert und ob ein abgelaufener Gutschein verfällt. Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen für kleine Geschäfte, mit einem Rechenbeispiel zur Verjährung. Er ist keine Rechtsberatung, im Zweifel klären Sie Ihren Fall mit einer fachkundigen Stelle.

Wie lange ein Gutschein gilt: drei Jahre zum Jahresende

Das Gesetz kennt keine eigene Gültigkeitsdauer für Gutscheine. Es gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, beim Gutschein also in der Regel mit dem Kauf (§ 199 Abs. 1 BGB). Wann im Jahr der Gutschein gekauft wird, ändert am Fristende nichts:

Verjährung heißt nicht, dass der Gutschein von selbst wertlos wird. Sie dürfen die Einlösung danach verweigern, müssen es aber nicht. Viele Geschäfte lösen aus Kulanz auch spät noch ein. Das ist Ihre Entscheidung, und es lohnt sich, sie für alle Kunden gleich zu treffen.

Kürzere Fristen auf dem Gutschein

Auf Vorlagen steht häufig „gültig ein Jahr ab Ausstellung“. Ob das hält, ist fraglich. Gerichte haben kurze Befristungen bei bezahlten Gutscheinen wiederholt als unangemessene Benachteiligung der Kunden eingestuft, weil der Kunde schon bezahlt hat und das Geld sonst ohne Gegenleistung beim Händler bliebe (Kontrolle von Geschäftsbedingungen, § 307 BGB). Ob eine bestimmte Frist im Einzelfall wirksam ist, lässt sich ohne Prüfung nicht sagen. Wer auf der sicheren Seite sein will, wählt drei Jahre zum Jahresende oder gar kein Ablaufdatum.

Anders gelagert sind Werbegutscheine und Rabattaktionen, bei denen der Kunde nichts bezahlt hat, etwa „5 € beim nächsten Einkauf bis Monatsende“. Solche Gutscheine werden häufig anders beurteilt. Bedingungen und Frist sollten trotzdem gut sichtbar draufstehen.

Was auf den Gutschein gehört

• Ausstellungsdatum, damit sich der Fristbeginn belegen lässt
• Betrag oder Leistung, klar benannt
• Eine Nummer oder ein Code, damit er nicht doppelt eingelöst wird
• Name des Geschäfts und Einlöseort
• Regeln zu Teilbeträgen und Restwert
• Falls befristet: das Enddatum als Datum, nicht als „ein Jahr“

Restwert, Teilbeträge und Auszahlung

Kauft ein Kunde mit einem 50-€-Gutschein für 18,50 € ein, bleiben 31,50 € übrig. Dieser Restwert gehört weiter dem Kunden. Praktisch heißt das: Entweder der Rest bleibt auf dem Gutschein stehen, oder Sie geben einen neuen aus. Wer Teilbeträge zulässt, braucht eine Stelle, an der der Stand festgehalten wird, sonst wird aus dem Restwert eine Diskussion über einen Zettel.

Eine Barauszahlung des Restwerts können Kunden nach verbreiteter Auffassung nicht verlangen. Ob Sie Kleinstbeträge trotzdem auszahlen, ist eine Frage der Kulanz. Schreiben Sie in Ihre Bedingungen, wie Sie es handhaben, etwa mit dem Satz „Restwerte werden nicht bar ausgezahlt“. Ein solcher Satz ersetzt aber keine rechtliche Prüfung.

Umsatzsteuer: Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein

Steuerlich unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen (§ 3 Abs. 14 und 15 UStG). Bei einem Einzweck-Gutschein stehen Leistung und Steuersatz schon beim Verkauf fest, die Steuer entsteht dann bereits mit dem Verkauf. Bei einem Mehrzweck-Gutschein entsteht sie erst bei der Einlösung. Welche Art Ihr Gutschein ist, hängt von Ihrem Angebot ab, zum Beispiel davon, ob Sie Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen verkaufen. Fragen Sie dazu Ihre Steuerberatung.

Typische Fehler

Ein häufiger Fehler ist ein Gutschein ohne Datum und ohne Nummer. Dann lässt sich weder die Frist belegen noch ausschließen, dass er kopiert und zweimal eingelöst wird. Ebenfalls häufig: Der Restwert wird mündlich zugesagt und nirgends notiert. Legen Sie außerdem fest, ob jeder Vorzeiger einlösen darf. Im Normalfall ist das so, das macht den Gutschein verschenkbar, bedeutet aber auch, dass ein verlorener Papiergutschein weg ist.

Wer Karten mit mehreren gleichen Einheiten statt Wertgutscheinen verkauft, findet die Regeln dazu unter Zehnerkarte erstellen.

Digitaler Gutschein statt Zettel

Ein digitaler Gutschein hält den Restwert dort, wo beide Seiten ihn sehen. Kunde und Geschäft lesen denselben Stand, und jede Einlösung steht mit Datum und Uhrzeit im Verlauf. Einen Papierzettel kann man verlieren, ein Link liegt dagegen im Browser, solange der Kunde ihn speichert. Dafür braucht es ein Smartphone, und ein gedruckter Gutschein ist als Geschenk schöner. Gut ist deshalb eine Lösung, die beides erlaubt.

Der Gutschein von TreueHeld

Der digitale Gutschein von TreueHeld ist ein Dienst von MoersbergerIT und läuft im Browser, ohne App und ohne Kundenkonto. Nach der Bezahlung im Laden geben Sie den Betrag ein, der Kunde öffnet den Gutschein per QR-Code oder Link und kann ihn ausdrucken. Beim Einlösen scannen Sie den Code und geben den Teilbetrag ein, der Restwert steht sofort auf seinem Handy. Beträge werden in ganzen Cent geführt, mehr als der Restwert lässt sich nicht abbuchen, und die letzte Buchung nehmen Sie zwei Minuten lang zurück. Standardmäßig gilt ein Gutschein bis zum 31.12. des dritten Jahres nach der Ausstellung, das entspricht der Verjährung von oben. Sie können eine längere Frist wählen, eine kürzere als ein Jahr nimmt die App nicht an. Bezahlt wird weiter im Laden, TreueHeld wickelt keine Zahlung ab. Derzeit ist der Gutschein kostenlos.

Häufige Fragen

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