Stempelkarte Vorlage: Was draufgehört, Formate und Fälschungsschutz

Eine Stempelkarte besteht aus wenig: einem Namen, ein paar Feldern und einem Versprechen. Trotzdem scheitern viele Karten an Kleinigkeiten. Das Logo ist unleserlich, die Felder sind zu klein für den Stempel, oder niemand weiß, was es am Ende gibt. Wer eine Vorlage plant, spart sich später den Neudruck.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Angaben auf die Karte gehören, welche Formate üblich sind und wie Sie die Vorlage selbst gestalten. Am Ende steht ein kurzer Vergleich mit der digitalen Karte. Er ist keine Rechtsberatung.

Diese Angaben gehören auf die Stempelkarte

Die Karte hat zwei Aufgaben. Sie soll dem Kunden in Sekunden erklären, was er bekommt, und Ihnen die Arbeit an der Kasse erleichtern. Die Tabelle zeigt die Felder, die fast jede Karte braucht.

Mehr braucht es nicht. Jede zusätzliche Zeile nimmt Platz weg, den die Stempelfelder brauchen.

Übliche Formate und Papier

Am weitesten verbreitet ist das Visitenkartenformat mit 85 x 55 mm. Die Karte passt in jede Geldbörse, und die meisten Druckereien bieten es als Standard an. Wer mehr Felder oder längere Bedingungen unterbringen will, wählt eine Klappkarte: Außen stehen Name und Prämie, innen die Felder und das Kleingedruckte.

• Karton statt Papier. Dünnes Papier knickt und wird im Portemonnaie weich. Ein Karton von etwa 300 g/m² hält deutlich länger. Fragen Sie die Druckerei nach der Grammatur, die sie empfiehlt.
• Matt statt glänzend. Auf Glanzlack verschmiert Stempelfarbe oder trocknet gar nicht. Eine matte oder ungestrichene Oberfläche nimmt sie an.
• Helle Fläche in den Feldern. Dunkle Hintergründe lassen den Stempel untergehen. Die Felder sollten weiß oder sehr hell bleiben.
• Selbst drucken oder drucken lassen. Für ein paar Dutzend Karten reicht ein Laserdrucker mit dickem Papier. Für größere Mengen lohnt die Druckerei. Preise unterscheiden sich je nach Auflage, holen Sie mehrere Angebote ein.

Wie viele Felder?

Gängig sind 8 bis 10 Felder. Eine Karte mit 20 Feldern wirkt wie eine Lebensaufgabe, und viele Kunden legen sie gar nicht erst an. Eine Karte mit 5 Feldern ist schnell voll, dafür fällt die Prämie dann kleiner aus.

Rechnen Sie vorher nach. Wer bei einem Kaffee für 3 € den zehnten Kaffee verschenkt, gibt rechnerisch auf jeden Kaffee einen kleinen Teil des Preises zurück. Setzen Sie die Prämie so an, dass sie zu Ihrer Marge passt. Sinnvoll ist oft eine Prämie, die Sie wenig kostet, der Kunde aber als wertvoll empfindet.

Schutz vor Fälschung

Bei einer Papierkarte kann jeder mit einem handelsüblichen Stempel nachhelfen. Ganz verhindern lässt sich das nicht, aber erschweren:

• Verwenden Sie einen eigenen Stempel mit Motiv oder Schriftzug, den es nicht im Schreibwarenladen gibt.
• Tragen Sie in jedes Feld Datum oder Kürzel ein, nicht nur den Abdruck.
• Setzen Sie auf das letzte Feld eine Unterschrift oder ein zweites Zeichen.
• Nummerieren Sie die Karten, wenn die Prämie hochwertig ist. So lassen sich Kopien erkennen.
• Schulen Sie Ihr Personal, nur an der Kasse zu stempeln und die Karte nicht aus der Hand zu geben.

Das gilt für jede Papierkarte, egal wie schön die Vorlage aussieht. Entscheiden Sie deshalb, wie viel Aufwand der Schutz Ihnen wert ist. Bei einer Prämie von einem Kaffee lohnt kein Aufwand wie bei einer Prämie von 50 Euro.

Vorlage selbst gestalten

1. Legen Sie das Format fest, zum Beispiel 85 x 55 mm, und zeichnen Sie ein Raster der Felder. Jedes Feld sollte größer sein als Ihr Stempel.
2. Setzen Sie Name, Logo und Prämie oben, die Felder in die Mitte, Bedingungen und Kontakt unten in kleiner Schrift.
3. Nutzen Sie ein Programm, das Sie kennen: ein Textprogramm mit Tabelle genügt, ein Grafikprogramm gibt mehr Freiheit.
4. Drucken Sie einen Probebogen auf dem Papier, das Sie später verwenden, und stempeln Sie testweise in alle Felder.
5. Speichern Sie das Ergebnis als PDF. So lässt sich die Vorlage ohne Verschiebungen erneut drucken oder an eine Druckerei geben.

Wer nach einer fertigen „Stempelkarte Vorlage PDF“ sucht, findet viele Muster. Prüfen Sie bei fremden Vorlagen, ob Sie Logo, Schriften und Bilder nutzen dürfen, und ersetzen Sie Fremdinhalte durch Ihre eigenen.

Checkliste vor dem Druck

• Name und Logo sind lesbar, auch klein gedruckt
• Die Prämie steht konkret auf der Karte
• Jedes Feld ist größer als der Stempel
• Das letzte Feld ist hervorgehoben
• Bedingungen sind in zwei, drei kurzen Sätzen formuliert
• Gültigkeit und Kontakt sind angegeben
• Probedruck wurde gestempelt und getrocknet geprüft
• Rechnung zur Prämie ist erledigt, bei Zweifeln fragen Sie Ihren Steuerberater

Typische Fehler bei der Vorlage

Die meisten Probleme sind vermeidbar. Häufig sind Felder zu klein für den Stempel, sodass sich Abdrücke überlappen und niemand mehr erkennt, wie viele es sind. Ebenso oft steht die Prämie nur im Kleingedruckten oder gar nicht auf der Karte, und Kunden fragen an der Kasse nach. Ein dritter Klassiker ist ein dunkler oder bunt gemusterter Hintergrund, auf dem der Stempel untergeht. Und schließlich fehlt oft ein Hinweis, bis wann die Karte gilt, was später zu Diskussionen über alte, halb volle Karten führt.

Legen Sie die Karte vor dem Druck einer fremden Person vor und fragen Sie, was man dafür bekommt. Kann sie es in fünf Sekunden sagen, stimmt die Vorlage.

Papier oder digital

Eine Papierkarte ist sofort verständlich und braucht keine Technik. Sie geht aber leicht verloren, wird vergessen und lässt sich fälschen. Eine digitale Karte liegt auf dem Handy, das ohnehin dabei ist, und kann nicht mit einem Stempel aus dem Schreibwarenladen nachgemacht werden. Dafür müssen Kunden einmal einen Link oder Code aufrufen. Mehr dazu im Ratgeber digitale Stempelkarte, und wie Sie den ganzen Ablauf aufsetzen, steht unter Stempelkarten erstellen.

Die digitale Variante mit TreueHeld

Die digitale Stempelkarte von TreueHeld ist ein kostenloser Dienst von MoersbergerIT. Sie legen Name, Prämie, Stempelzahl und Farbe fest und drucken einen A4-Aushang mit QR-Code. Kunden scannen ihn und haben die Karte im Browser, ohne Konto und ohne App. Derzeit ist der Dienst kostenlos.

Häufige Fragen

Digitale Stempelkarte · Alle Ratgeber · MoersbergerIT