Stempelkarte für Café und Bäckerei: Stempelzahl, Prämie und Regeln

In vielen Cafés und Bäckereien gehört die Stempelkarte zur Kasse wie die Serviette. Sie funktioniert, weil sie einfach ist: Einmal ein Stempel, beim zehnten Kauf gibt es etwas gratis. Trotzdem lohnt sich eine kurze Rechnung, bevor Sie Karten drucken. Zu großzügige Prämien kosten Geld, zu knappe merkt niemand. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Stempelzahl und Prämie festlegen, welche Regeln sich bewähren und was an der Kasse bei Andrang hilft.

Wie viele Stempel sind sinnvoll?

Die Stempelzahl entscheidet, wie lange ein Kunde bis zur Prämie braucht. Kommt er dreimal pro Woche, erreicht er zehn Stempel in gut drei Wochen. Kommt er einmal pro Woche, dauert es zehn Wochen, und die Karte verliert den Reiz. Orientieren Sie sich an Ihren Stammkunden, nicht am Durchschnitt aller Gäste.

Die Prämie sollte nach einem Zeitraum erreichbar sein, den ein Kunde noch als nah empfindet. Wochen sind gut, Monate zu lang. Wer an einem Bahnhof mit Laufkundschaft sitzt, fährt oft mit kürzeren Karten besser als ein Café im Wohngebiet.

Rechenbeispiel mit Beispielzahlen

Die folgenden Zahlen sind ausgedachte Beispielwerte. Setzen Sie Ihre eigenen ein.

Angenommen, ein Kaffee kostet 3,20 € und Ihr Wareneinsatz für einen Kaffee liegt bei 0,60 €. Die Prämie ist ein Gratiskaffee. Bei 10 Stempeln kauft der Kunde zehn Kaffees und bekommt danach einen gratis. Das ergibt:

Umsatz in zehn Käufen: 10 × 3,20 € = 32,00 €
Prämie: ein Kaffee, Wareneinsatz 0,60 €, entgangener Verkaufspreis 3,20 €
Entgangener Preis je bezahltem Kaffee: 3,20 € ÷ 10 = 0,32 €, das sind 10 % Rabatt
Tatsächliche Kosten je bezahltem Kaffee, nur Wareneinsatz: 0,60 € ÷ 10 = 0,06 €

Beachten Sie den Unterschied: Der entgangene Verkaufspreis ist ein Rabatt von etwa zehn Prozent. Die echten Zusatzkosten sind niedriger, weil Sie nur den Wareneinsatz und etwas Zeit tragen. Beides gehört in die Entscheidung, besonders wenn Ihre Margen schmal sind. Lassen Sie sich bei der Kalkulation von Ihrer Steuerberatung unterstützen, wenn Sie unsicher sind, wie Gutscheine und Gratisprodukte zu behandeln sind.

Drei Varianten im Vergleich

Die gleiche Prämie, ein Gratiskaffee zu 3,20 €, bei unterschiedlicher Stempelzahl. Der Rabatt ergibt sich als Prämienwert geteilt durch den Umsatz bis zur Prämie.

Variante	Bezahlte Käufe bis zur Prämie	Rabatt auf den Umsatz (Beispiel)	Eignet sich für
6 Stempel	6 × 3,20 € = 19,20 €	3,20 € ÷ 19,20 € = etwa 17 %	Laufkundschaft, seltene Besuche, Eisdiele
8 Stempel	8 × 3,20 € = 25,60 €	3,20 € ÷ 25,60 € = 12,5 %	Gemischte Kundschaft
10 Stempel	10 × 3,20 € = 32,00 €	3,20 € ÷ 32,00 € = 10 %	Stammkunden mit täglichem Besuch

Mehr Stempel heißt weniger Rabatt, aber auch weniger Anreiz. Die Mitte mit acht Stempeln ist ein guter Startpunkt, wenn Sie Ihre Kundschaft noch nicht genau kennen. Sie können nach ein paar Monaten nachjustieren.

Regeln, die Streit vermeiden

Ein Stempel je Kauf oder je Betrag. „Ein Stempel pro Besuch“ ist einfach, aber ein Kunde mit Familienbestellung bekommt genauso viel wie jemand mit einem Espresso. „Ein Stempel ab 3 €“ ist fairer, braucht aber eine Mindestgrenze, die jeder versteht.
Kombination mit anderen Aktionen. Legen Sie fest, ob Stempel bei Gutscheinen, Happy Hour oder Mittagsmenü zählen. Schreiben Sie es auf den Aushang.
Ablaufdatum ja oder nein. Ohne Ablauf sammeln sich offene Prämien an. Mit Ablauf riskieren Sie Ärger. Wenn Sie eines vorsehen, geben Sie es klar an. Ob eine Befristung in Ihrem Fall unproblematisch ist, klären Sie bei Bedarf mit einer Rechtsberatung. Dieser Text ist keine solche.
Prämie nicht übertragbar. Eine Karte gehört einer Person, so vermeiden Sie Kartenhandel.
Eine Karte, eine Prämie. Nach der Einlösung beginnt eine neue Karte.

Ablauf an der Kasse bei Andrang

Die Stempelkarte darf die Schlange nicht verlängern. Ein Stempel sollte in zwei bis drei Sekunden gesetzt sein.

Fragen Sie in den ersten Wochen kurz nach der Karte, damit das Programm bekannt wird. Später zeigen Stammkunden sie meist von sich aus.
Der Stempel kommt vor dem Bezahlen oder direkt danach, immer an derselben Stelle im Ablauf. So vergisst ihn niemand.
Bei der Prämie: Karte nehmen, Prämie ausgeben, neue Karte starten. Kein Rechnen an der Kasse.
In Stoßzeiten gilt: Wer die Karte nicht dabei hat, bekommt nachträglich keinen Stempel. Die Regel hilft, wenn sie freundlich und für alle gleich ist.

Mitarbeiter einbinden

Die Karte ist nur so zuverlässig wie die Person an der Kasse. Erklären Sie Ihrem Team in einem Satz, was einen Stempel gibt und was nicht. Klären Sie, wer Prämien freigeben darf, und was passiert, wenn jemand einen Stempel zu viel setzt. Bei Papierkarten liegt der Stempel offen herum. Das ist die häufigste Quelle für „versehentliche“ Extra-Stempel, wenn niemand hinsieht. Bei digitalen Karten stempelt nur, wer angemeldet ist.

Typische Fehler

Zu viele Stempel, sodass kaum jemand die Prämie erreicht
Prämie mit hohem Wareneinsatz, die sich nicht rechnet
Unklare Regeln, was zählt und was nicht
Stempel ohne Kontrolle, zum Beispiel ein loser Stempel am Tresen
Keine Auswertung: Niemand schaut nach, wie viele Prämien tatsächlich eingelöst werden
Karte versteckt, der Kunde erfährt erst an der Kasse davon

Friseur und Eisdiele

Beim Friseur liegt der Besuchsabstand bei mehreren Wochen. Hier passen kurze Karten mit 5 oder 6 Stempeln und einer Prämie, die zum Besuch passt, etwa eine Kopfmassage oder eine Pflegeprobe. Rechnen Sie mit dem Preis des Haarschnitts statt mit einem Kaffee. In der Eisdiele ist die Saison kurz. Eine Karte mit 6 bis 8 Stempeln, die sich über den Sommer füllen lässt, funktioniert besser als eine lange Karte, die im Herbst unvollständig im Portemonnaie landet. Prämie kann eine Kugel oder eine Waffel sein.

Checkliste vor dem Druck

Beispielrechnung mit eigenen Preisen und Wareneinsatz gemacht
Stempelzahl zum Besuchsrhythmus der Stammkunden gewählt
Prämie mit niedrigem Wareneinsatz festgelegt
Regel „Stempel je Kauf oder je Betrag“ entschieden
Verhältnis zu Gutscheinen und Aktionen geklärt
Ablaufdatum bewusst ja oder nein, klar kommuniziert
Team eingewiesen, wer stempelt und wer Prämien gibt
Aushang an der Kasse sichtbar
Nach vier bis acht Wochen geprüft, wie viele Karten voll werden

Digital statt Papier

Wer Pappkarten leid ist, kann die Karte digital führen. Mit der kostenlosen digitalen Stempelkarte von TreueHeld legen Sie Programm, Prämie und Stempelzahl fest (Standard 10) und drucken einen A4-Aushang mit QR-Code. Kunden scannen, tippen auf „Stempelkarte holen“ und haben die Karte im Browser, ohne Konto und ohne App. Gestempelt wird nur vom angemeldeten Händler per Scan, mit einer einstellbaren Sperrzeit je Karte. Einen Überblick finden Sie bei digitale Stempelkarte und Stempelkarten erstellen.

Häufige Fragen

Wie viele Stempel sollte eine Stempelkarte im Café haben?

Üblich sind 8 bis 10 Stempel. Wichtiger als die Zahl ist, dass Ihre Stammkunden die Prämie in einigen Wochen erreichen. Wer nur einmal im Monat kommt, braucht eine kürzere Karte als jemand, der täglich seinen Kaffee holt.

Welche Prämie lohnt sich für den Betrieb?

Am besten ein Produkt mit niedrigem Wareneinsatz, etwa ein Kaffee oder ein Getränk. Der Kunde empfindet es als Geschenk, Ihre Kosten bleiben gering. Rechnen Sie die Prämie auf die Zahl der Käufe um, die bis dahin nötig sind.

Soll eine Stempelkarte ein Ablaufdatum haben?

Das ist eine Geschäftsentscheidung. Ein Ablaufdatum begrenzt offene Prämien, kann aber Kunden verärgern. Wenn Sie eines wählen, nennen Sie es deutlich auf Karte und Aushang. Bei Rechtsfragen fragen Sie eine fachkundige Stelle.

Wie verhindert man, dass ein Kunde mehrere Stempel auf einmal bekommt?

Mit einer klaren Regel, etwa einem Stempel je Kauf, und im besten Fall mit einer Sperrzeit pro Karte. Bei digitalen Karten lässt sich die Zeit zwischen zwei Stempeln einstellen, damit Doppelstempel nicht entstehen.

Stempelkarte digital führen

Programm anlegen, Aushang drucken, per Scan stempeln. Die Einrichtung dauert etwa zehn Minuten.

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